İşletmeler İçin Hukuki Checklist

Olası bir hukuki sorun ortaya çıktığında özen yükümlülüğünüzü yerine getirdiğinizi ve basiretli bir tacir ya da esnaf olduğunuzu ispatlayabilmeniz ve sorumluluktan kurtulabilmeniz için, önceden alacağınız önlemler çok önemli. Küresel ticari hukuktaki adıyla“due diligence”. İşletmeler için hukuki olarak yerine getirilmesi gereken en kritik hukuki yükümlülükleri saptamak ve eksikleri tamamlamak için işte size örnek bir checklist, yani kontrol listesi.

Bir Hukuk Bürosu ile Çalışın

Tüm dava ve icra dosyaları, rehin, ipotek, teminat, kira sözleşmeleri, iş sözleşmeleri, lisans ve izin başvuruları, KVKK yükümlülükleri, aklınıza ne geliyorsa her türlü hukuki belge ve işlemler ile ilgilenecek, gerektiğinde size hukuki danışmanlık yapacak bir hukuk bürosu ile çalışmanız çok önemli. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde şirket içi bir hukuk departmanı bulundurmak zor, dışarıdan bir avukat ile sözleşmeli çalışılması daha iyi bir fikir olabilir.

Bir Muhasebeci ya da Mali Müşavir ile Çalışın

Şirketin ticari defterlerini, son yıllara ait mali tablolarını, vergi beyannamelerini, kestiği fiş ve faturaları, banka hesap özetlerini, cari hesap ile çalışılıyorsa borç ve alacak listelerini saklamak çok önemli. E-beyanname sistemine geçildi, sistemde nasıl olsa var demeyin, sistem dışında bilgisayar ortamında ya da fiziki olarak da tutmanız önemli. Bu konuda en iyi faydayı güvendiğiniz bir muhasebe uzmanı ile çalışarak sağlayabilirsiniz. Şirket içi ya da dışarıdan sözleşmeli olabilir.

Bir Bilgisayar Mühendisi, Yazılım Mühendisi veya Bilişim Uzmanı ile çalışın ya da şirket içi IT Biriminiz Olsun

Şirketin ticari faaliyetlerinin kayıtlarının tutulmasında ve mali tabloların düzenlenmesinde kullanılacak yazılım ve programlar, siber saldırılara karşı virüs koruma programları, bilgisayarlardaki verilerin ara ara yedeklerinin alınması gibi hususlar başta olmak üzere tüm teknik sorunlarda anlık destek alabileceğiniz bir uzman olmalı.

Evrakların Saklanmasından Mesul Ve Şirket Dışındaki Sözleşmeli Danışmanlar İle İrtibatta Olacak Şirket İçi Bir Birim Olsun

Şirketin hisse senetleri, şirketin herhangi bir mülkü üzerindeki tapular ve takyidatlar, şirketin kiraladığı tüm menkul ve gayrimenkullerin listeleri, sigorta poliçeleri, demirbaş ve ekipman listelerini dosyalayıp tutacak bir şirket içi biriminiz muhakkak olsun. Bu birim, anlaşmalı hukuk, muhasebe ve bilişim bürolarıyla irtibat kurar.

Markanızı Koruyun

Logo, web sitesi ve sosyal medya paylaşımları dahil olmak üzere markanıza ait tüm değerleri koruyun. Gereken tescil işlemlerini yaptırdığınızdan emin olun. Haksız rekabet iddiaları gündeme gelebileceğinden, halihazırda tescilli markalarla benzer olmamaya özen gösterin.

Fikirlere Açık Olmak

Yanınızda çalışanların, özellikle mesul müdür, koordinatör gibi sorumluluk sahibi personelin öneri ve taleplerine kulak asın. İyi bir işletmecilikte egoya yer yoktur. Bir yönde eksik varsa ilk yönetici olarak siz değil, sahadaki personel bunu fark eder.

İşletmenin Ayrı Bir Banka Hesabı Olsun

Yasal açıdan, müşteri ve ortaklardan ödeme almaya başlamadan önce kişisel ve ticari finansmanınızı ayırmanız önemlidir. Orta ve küçük işletmeler için için daha düşük bankacılık ücretleri sunarak uygun ve ihtiyaçlarınıza cevap veren bir banka seçin. (Vergi ödemeleri sadece devlet bankalarından yapılabiliyor, bunu atlamayın. Personel maaş hesaplarında hem sizden hem personelin maaş hesabından masraf tanımlamasının sıfır olması, EFT ücretlerinin düşük olması ya da olmaması gibi hususları inceleyin.) Daha az vergi ödemek adına kişisel hesapların şirketin işlemleri için kullanıldığının tespiti halinde için Vergi Usül Kanunu"nda hapis veya para cezaları öngörülmüştür.

Çek – Senet Kullanımı

Çek ve senet (teknik adıyla bono), paraların sahteliği gibi sorunların önüne geçmek, nakit sıkıntılarına çare olmak, çeklerle ilgili verilerin Merkez Bankası’nda toplanıp kullanıcılara aktarılmasıyla ticari hayatın dürüstçe işlemesine katkıda bulunuluyor olması gibi faydaları sebebiyle ödemelerde tercih ediliyor. Bu gibi ödeme argümanlarını ticari işlemlerinizde kullanmayı düşünüyorsanız asgari düzeyde bir bilginiz olsun. Düzenlerken de alırken de yanınızda kıymetli evrakları iyi bilen (özellikle geçerlilik ve ödeme koşullarını) birinin bulunması iyi olur. Bu işlerden anlamıyorum, işlemlerimi nakit ya da kredili olarak çevirebilirim diyorsanız hiç bulaşmayın. Tamamen işletmenizin büyüklüğüne, çalışma tarzınıza bağlı.

Sigorta ve Maaşlarda Gecikme Yapmayın

Çalışanların SGK giriş ve çıkışlarında, primlerini yatırmada ve maaş ödemelerinde gecikme ve eksiklikler yapmayın. Bunlardan kâr etmeyi hesap eden işletmeler küçük kalmaya mecburdur, kurumsal olamazlar. İçeriden gelecek davalarla uğraşmaktan dış işlerinize ve ticaretinize odaklanamazsınız.

İş Sağlığı ve Güvenliği Gerekliliklerini Yerine Getirin

Gösterilen faaliyete göre, almanız gereken iş sağlığı ve güvenliği önlemleri değişiktir. Hukuken bu önlemleri almış olmanız, olası bir iş kazası durumunda kurtuluş kanıtı getirmenize fayda sağlar.

Sonuç

Hukuki danışmanlık, mali danışmanlık ve bilişim yönünden danışmanlık almak, asla masraf vb. kaygısıyla kısılmaması gereken üç ana danışmanlık kolunuz olmalı, sağlam bir işletmede bunlardan kısmaya kesinlikle yer yok. Bunlar haricinde, İş Sağlığı ve Güvenliği, Sigorta ve diğer gerekli hususlarda da bir sefere mahsus değil de düzenli danışmanlık almanız sizin yararınızadır.

*  İSİMSİZ YORUMLAR YANITLANMAZ.

*  Değerli yorumlarınız ve sorularınız onaydan geçtikten sonra yayınlanır ve yanıtlanır. Yorumun aşağıda görünmesi ve altına yanıtın girilmesi birkaç gün sürebilir, ara sıra kontrol ediniz.

*  Önemli not: Telefonla soru yanıtlama gibi bir hizmet vermemekteyiz. Whatsapp"tan ya da sosyal medya hesaplarından da danışmanlık vermemekteyiz. Danışmanlık ücreti, doğru yorum ve emeğin karşılığıdır. Yüzyüze görüşmek için randevu alabilirsiniz. İzmir dışında iseniz, ücretli online danışmanlık hakkında sadece bilgi almak için dahi [email protected] "ye mail gönderebilirsiniz. Blog altındaki yorumlarımız genel fikir verme amaçlı olup, olaya özgü danışmanlık değildir. Birkaç defa aynı yönde yanıtlanmış sorular ile tamamiyle aynı sorular sorulduğunda yorumunuz yayınlanmaz. 

*  İSİMSİZ YORUMLAR YANITLANMAZ.

* Değerli yorumlarınız ve sorularınız onaydan geçtikten sonra yayınlanır ve yanıtlanır. Yorumun aşağıda görünmesi ve altına yanıtın girilmesi birkaç gün sürebilir, ara sıra kontrol ediniz.